1° SETTORE: ASSISTENZA ORGANI ISTITUZIONALI E AFFARI GENERALI, RELAZIONI CON IL PUBBLICO, SERVIZI DEMOGRAFICI ED ELETTORALI, SERVIZIO STATISTICO COMUNALE
In questo Settore sono raggruppate attività che appartengono ad un area abbastanza omogenea rappresentando la preminente struttura di supporto degli Organi collegiali ed alla loro attività decisionale.
Il Settore costituisce il punto di raccordo amministrativo tra gli organi di direzione politica e le diverse strutture dell'Ente. Infatti in questa Settore è svolta un'attività di ricerca e di studio da porre a disposizione degli Amministratori e degli Uffici comunali, con proposizione di ipotesi di lavoro per l'Amministrazione e attività di consulenza e ricerca di informazioni sulla legislazione Comunitaria, Nazionale e Regionale.
A questo Settore fanno, altresì, riferimento le altre aree di intervento per la consulenza amministrativa per la formulazione dei provvedimenti.
Inoltre sempre in questo Settore sono presenti attività dell'Amministrazione nel campo relativo ai compiti che lo Stato ha affidato con le leggi della Repubblica al Comune circa le materie dello stato civile, dell'anagrafe, della leva, del servizio elettorale e servizio statistico.
Pertanto il Settore cura gli adempimenti previsti in materia da precise disposizioni di legge e di regolamento relative alla acquisizione delle informazioni statistiche, ed intrattiene rapporti operativi con altri Uffici interessati a conoscere dati statistici o informativi relativi alla popolazione residente.
Il Settore espleta attività amministrative strumentali a supporto del Consiglio Comunale, della Giunta Comunale e degli altri organi monocratici e collegiali presenti nell'Ente, fornendo la necessaria assistenza tecnico-giuridica.
Fornisce attività di supporto ai gruppi consiliari, cura il completamento dell'istruttoria delle pratiche sottoposte all'esame del Consiglio.
Cura la Segreteria della Commissione dei Capi Gruppo e delle Commissioni consiliari permanenti che operano su materie di competenza del Settore.
Nel Settore trovano attuazione tutte le attività ausiliarie e di supporto al funzionamento dei servizi agli Organi Istituzionali.
Sono, inoltre, presenti in questo Settore gli aspetti relativi alle problematiche della comunicazione istituzionale e del funzionamento dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico, nonchè dell'assistenza all'azione del Difensore Civico.
Pertanto il Settore:
- predispone atti deliberativi di propria competenza;
- fornisce il supporto tecnico-giuridico dell'attività degli organi istituzionali;
- svolge attività di raccordo tra gli Organi Istituzionali ed i vari
Settori e Uffici dell'Amministrazione;
- cura gli adempimenti relativi all'aggiornamento delle indennità agli amministratori, alla relativa liquidazione ed alla liquidazione delle spese di trasferta;
- collabora con il Segretario per l'esame, la verifica e il perfezionamento delle proposte degli atti deliberativi prima della loro presentazione agli Organi collegiali (Consiglio);
- provvede alla tenuta dell'elenco delle
Commissioni comunali, consiliari, delle consulte e dei relativi fascicoli inerenti la nomina;
- effettua la raccolta e conservazione dei
Regolamenti Comunali;
- effettua la raccolta e conservazione delle Ordinanze sindacali e tenuta del relativo registro;
- cura l'espletamento di pratiche e procedure non rientranti sotto la specifica competenza dei Settori ed Uffici Comunali, fino alla definitiva assegnazione;
- cura gli adempimenti amministrativi per la partecipazione dell'Ente a Consorzi;
- cura la pubblicazione di atti all'Albo Pretorio;
- predispone gli ordini del giorno e le convocazioni;
- supporta le competenze del
Sindaco, o del suo delegato relativamente alla corrispondenza con la ASL (servizio di igiene pubblica, servizio veterinario)
(link al portale della ASL di Viterbo);
- provvede all'istruttoria della procedura di affidamento a terzi del servizio di pulizia degli Uffici Comunali;
- provvede a garantire il
servizio di centralino telefonico del Comune;
- cura gli adempimenti relativi alla gestione delle vetture assegnate al settore;
- fornisce il supporto all'azione del Difensore Civico;
- fornisce assistenza amministrativa in materia di
Referendum comunali;
- studia le procedure ed i procedimenti ai fini dell'applicazione delle norme contenute nella Legge 241/90 e ss.mm.ii. ;
- cura l'istituzione ed il funzionamento del punto clienti INPS nel rispetto degli accordi ed in collaborazione con l'Istituto Nazionale di Previdenza sociale
(link al portale dell'INPS);
- cura, per quanto di competenza, il procedimento relativo alle
gare di affidamento in appalto di servizi e di forniture di materiali;
- provvede alla raccolta e all'invio dei dati statistici di competenza al Servizio Statistico Comunale;
- espleta tutte le procedure relative all'accesso alle informazioni, alla visione degli atti e dei documenti amministrativi di competenza del Settore ed al rilascio di copie degli stessi ai richiedenti che ne abbiano diritto. Espleta le procedure conseguenti all'attuazione della Legge 241/90.
In quanto assegnatario delle competenze per le relazioni con il pubblico, l'attività di questo Settore è finalizzata a:
- garantire l'esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla
legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni; (link al Portale del Ministero della Giustizia);
- agevolare l'utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l'illustrazione delle disposizioni normative e amministrative, e l'informazione sulle strutture e sui compiti delle amministrazioni medesime;
- dare informazione all'utenza relativa agli atti amministrativi, sui responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di conclusione dei procedimenti e sulle modalità di erogazione del servizio;
- garantire la reciproca informazione fra l'ufficio per le relazioni con il pubblico e le altre strutture operanti nell'amministrazione, nonché fra gli uffici per le relazioni con il pubblico delle varie amministrazioni;
- provvedere al ricevimento dei reclami dei cittadini ed all'informazione agli utenti su tutte le attività d'istituto.
1° Ufficio- Servizi Demografici ed Elettorali, Servizio Statistico Comunale
2° Ufficio - Ufficio Protocollo Informatico
