Comune di Tarquinia (VT)

1° Ufficio - Segreteria del Sindaco e Supporto Organi di Governo per l’Esercizio delle Funzioni di Indirizzo e Controllo, Sistema Informativo Comunale.

A questo Ufficio sono affidate le attività inerenti la segreteria particolare per quanto attiene l’agenda degli impegni e degli appuntamenti del Sindaco. Svolge attività di supporto tecnico per gli atti sottoposti alla firma del Sindaco.

L’Ufficio provvede all’espletamento delle attività relative alle seguenti competenze:

- segreteria dell'Ufficio del Sindaco;
- segnalazioni agli Uffici Comunali;
- rilascio di autorizzazioni e sussidi gestiti direttamente dal Sindaco;
- verbalizzazioni delle riunioni promosse dal Sindaco;
- stesura di note e documenti per iniziative di impulso del Sindaco;
- ricerca leggi e normativa europea, nazionale e regionale, anche su supporti informatici;
- istruttoria e cura delle pratiche del Sindaco;
- predisposizione di comunicati stampa e di comunicazioni alla cittadinanza;
- gestione dell’auto di rappresentanza e del personale assegnato;
- gestione delle spese di rappresentanza;
- gestione organizzazione manifestazioni di particolare rilievo;
- gemellaggi e scambi con altre città nazionali ed internazionali.

Inoltre l’attività di tale struttura è svolta alle dirette dipendenze del Sindaco, della Giunta o degli Assessori, per l'esercizio delle funzioni di indirizzo e di controllo loro attribuite dalla legge.

L’Ufficio cura, per quanto di competenza, il procedimento relativo alle gare di affidamento in appalto di servizi e di forniture di materiali;
L’Ufficio provvede alla raccolta e invio dati statistici di competenza al Servizio Statistico Comunale.
L’Ufficio espleta tutte le procedure relative all’accesso alle informazioni, alla visione degli atti e dei documenti amministrativi di competenza dell’ufficio ed al rilascio di copie degli stessi ai richiedenti che ne abbiano diritto. Espleta le procedure conseguenti all’attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni; (link al Portale del Ministero della Giustizia).

Relativamente al Sistema Informativo Comunale l'Ufficio:

- cura i rapporti con le altre aree di intervento per la consulenza sul funzionamento del sistema informatico comunale, nonché gli ambiti specifici di intervento per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione, conduzione operativa del sistema informativo automatizzato comunale (scarica il regolamento comunale per luso degli strumenti informatici in formato pdf) e acquisizione di beni e servizi necessari;
- costituisce nel suo insieme, e con l'apporto di esperti esterni di alta professionalità, una entità di supporto all'attività dell'Amministrazione per l'attuazione di uno sviluppo armonico della informatizzazione del Comune;
- cura la gestione, lo sviluppo e l'innovazione della politica informatica dell'Ente, nel rispetto delle regole tecniche e degli standard definiti in armonia anche con le norme comunitarie ;
- assicura il rispetto delle direttive emesse dal Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (link a www.cnipa.gov.it), in materia di contratti per l'acquisizione di beni e servizi informatici;
- gestisce con visione unitaria, rispondente alle politiche individuate, tutti gli acquisti di macchine e di programmi per l'Ente e ne cura la gestione e manutenzione;
- cura le banche dati comunali con particolare attenzione alla condivisione delle stesse da parte di tutti i possibili utenti, interni e esterni all'Ente;
- provvede alla standardizzazione di tutte le procedure informatizzate esistenti e ne promuove di nuove mirate alla funzionalità degli uffici ed a fornire servizi "avanzati" ai cittadini;
- promuove l'istruzione di tutto il personale in ordine all'utilizzo di macchine e programmi al fine di creare nella struttura comunale una "mentalità informatica";
- studia e sollecita le modifiche delle procedure amministrative interne dell'Ente al fine di renderle compatibili con gli standard delle applicazioni più innovative presenti sul mercato;
- cura la tenuta e l'aggiornamento del sito Internet dell'ente, nonchè le procedure di ricevimento ed invio della posta elettronica;
- promuove l'adozione di sistemi di interconnessione telematica e coordina le reti civiche;

L'Ufficio cura, per quanto di competenza, il procedimento relativo alle gare di affidamento in appalto di servizi e di forniture di materiali.
L'Ufficio provvede alla raccolta e all'invio dei dati statistici di competenza al Servizio Statistico Comunale.
L'Ufficio espleta tutte le procedure relative all'accesso alle informazioni, alla visione degli atti e dei documenti amministrativi di competenza dell'ufficio ed al rilascio di copie degli stessi ai richiedenti che ne abbiano diritto. Espleta le procedure conseguenti all'attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni.