INFORMATIVA SULLA PRIVACY DEL CHATBOT DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

In conformità alle disposizioni del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali (UE) 2016/679 (GDPR), del Codice Nazionale in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche e integrazioni), nonché agli specifici obblighi di trasparenza stabiliti dall'articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act) e ai principi sanciti dalla Legge 23 settembre 2025, n. 132 ("Disposizioni e deleghe al Governo in materia di intelligenza artificiale"), si redige la presente informativa che definisce i criteri, i limiti e le modalità di tutela del trattamento dei dati personali connessi all'uso dell'assistente virtuale ("Chatbot") integrato sulla homepage del sito istituzionale dell'Ente.

Quadro di riferimento e fondamento normativo

L’introduzione di sistemi di intelligenza artificiale all'interno della Pubblica Amministrazione impone una rigorosa convergenza tra la disciplina sulla riservatezza dei dati e le nuove regole di governance algoritmica. In questo contesto, l'Ente agisce come Titolare del trattamento, improntando l'uso della tecnologia a criteri di trasparenza, non discriminazione e centralità dell'essere umano. Il Chatbot è configurato come uno strumento di supporto tecnologico volto ad agevolare l’accesso ai servizi pubblici, escludendo qualsiasi forma di automazione decisionale priva di controllo umano.

Soggetti interessati e destinatari dell'informativa

La presente disciplina di tutela si applica indistintamente a tutti i soggetti fisici che accedono al sito istituzionale dell'Ente e scelgono di interagire con il Chatbot. I destinatari delle tutele e dei presidi informativi sono articolati come segue:

I cittadini e gli utenti esterni: Soggetti privati, imprese o professionisti che utilizzano il portale web per richiedere informazioni su procedimenti amministrativi, modulistica, scadenze, tributi e servizi territoriali.
I dipendenti comunali: Personale in servizio presso l'Ente che interagisce con il sistema nell'espletamento delle proprie mansioni lavorative o per consultare documentazione interna.
Gli amministratori dell'Ente: Rappresentanti istituzionali dell'Amministrazione che accedono al portale per finalità connesse al mandato pubblico o alla verifica delle funzionalità dei canali digitali.
Altri utenti istituzionali: Personale appartenente ad altre amministrazioni pubbliche, enti partner o autorità di controllo che interagiscono con l'Ente tramite i canali telematici di quest'ultimo.

Architettura tecnologica, volontarietà e limitazione delle fonti

L'assistente virtuale integrato sulla homepage del sito è fornito da OpenCity Labs s.r.l., è un applicativo basato su algoritmi di intelligenza artificiale statistica e modelli di elaborazione del linguaggio naturale (NLP). Il sistema è stato progettato per operare come una soluzione di "Private AI", ospitata su infrastrutture cloud sicure e collocate all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tale configurazione garantisce la sovranità digitale dell'Ente sui dati trattati e impedisce che le conversazioni degli utenti vengano trasferite a fornitori terzi operanti in paesi extra-UE privi di adeguate garanzie o utilizzate per l'addestramento di modelli di IA generalisti commerciali.

L'attivazione del Chatbot è interamente anonima, volontaria e facoltativa. La scelta dell'utente di non avviare lo strumento non determina alcuna limitazione nell'accesso alle informazioni istituzionali o ai procedimenti amministrativi dell'Ente, i quali restano pienamente fruibili attraverso i canali tradizionali.

Sotto il profilo del funzionamento operativo, si evidenzia che il Chatbot è programmato per reperire, elaborare e utilizzare unicamente le informazioni ufficiali pubblicate sui siti e sui portali istituzionali dell'Ente. È preclusa al sistema la capacità di ricercare autonomamente dati su fonti web esterne non controllate dall'Amministrazione. Le risposte generate dall'algoritmo hanno carattere puramente informativo e di supporto orientativo; esse non sostituiscono in alcun modo gli atti amministrativi formali, le delibere, i provvedimenti o i documenti ufficiali dell'Ente Locale, i quali restano gli unici testi facenti fede in sede giuridica e procedimentale.

Opencity AI Chatbot introduce un’interfaccia conversazionale basata su intelligenza artificiale generativa, progettata per semplificare l’accesso alle informazioni e ai servizi dell’ente.

Il chatbot utilizza tecniche di ricerca semantica e large language model (LLM) per superare i limiti dei chatbot tradizionali, fornendo risposte contestualizzate e pertinenti esclusivamente all’interno del dominio informativo dell’ente. È una soluzione mobile-first, sempre disponibile in tutte le pagine del sito web dell’ente tramite un’interfaccia discreta e accessibile.

L’utente, previa presa visione dell’informativa privacy, può interagire liberamente con il chatbot, che:

risponde utilizzando esclusivamente i contenuti del sito istituzionale;
propone un set di domande frequenti per facilitare l’orientamento iniziale;
limita gli ambiti di interrogazione consentiti;
filtra ed elimina eventuali dati personali inseriti dall’utente.

L’architettura è agnostica rispetto al modello LLM utilizzato. Attualmente è integrato il modello Gemini, ma la piattaforma supporta l’utilizzo di altri LLM di mercato e l’evoluzione verso modelli locali. Questo approccio garantisce flessibilità, controllo dei costi e riduzione dei rischi di lock-in, con particolare attenzione alla localizzazione dei trattamenti e alla protezione dei dati personali.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

Il trattamento dei dati personali dei soggetti che interagiscono con il Chatbot risponde a precise finalità istituzionali e organizzative dell'Amministrazione. Ciascun trattamento trova il proprio fondamento in una specifica base giuridica prevista dall'ordinamento europeo e nazionale.

Finalità del trattamento	Categoria di utenti interessati	Base giuridica del trattamento	Riferimento normativo specifico
Assistenza all'utenza e orientamento civico Fornitura di risposte rapide a domande su servizi, uffici, modulistica e procedure comunali.	Cittadini, imprese, professionisti e visitatori del sito.	Necessità di eseguire un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare.	Art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR; Art. 2-ter del D.Lgs. 196/2003; Art. 14 della Legge n. 132/2025.
Supporto ai processi di lavoro interni Agevolazione nel reperimento rapido di atti, regolamenti e prassi amministrative per via digitale.	Dipendenti comunali, dirigenti e amministratori dell'Ente.	Esecuzione di compiti di interesse pubblico connessi all'organizzazione interna e all'efficienza degli uffici.	Art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR; Art. 14 della Legge n. 132/2025; Piano Triennale per l'Informatica nella PA.
Sicurezza delle informazioni e manutenzione Prevenzione di attacchi cyber, rilevazione di anomalie e garanzia di continuità operativa del portale¹.	Tutti gli utenti che avviano l'interazione con l'applicativo.	Adempimento di obblighi legali in capo all'amministrazione in materia di sicurezza delle reti e tutela del patrimonio informativo.	Art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR; Direttiva (UE) 2022/2555 (NIS2); Linee Guida AgID-ACN sulla sicurezza informatica.

Categorie di dati personali trattati e tempi di conservazione

In applicazione del principio di minimizzazione dei dati sancito dall'articolo 5, paragrafo 1, lettera c) del GDPR, il Chatbot è configurato per raccogliere esclusivamente le informazioni strettamente necessarie al corretto funzionamento del servizio di conversazione. Non viene richiesta all'utente alcuna registrazione preventiva o l'inserimento di credenziali identificative per l'avvio della sessione informativa.

Le categorie di dati oggetto di trattamento sono analizzate nella tabella seguente, unitamente ai rispettivi tempi di ritenzione stabiliti in base al principio di limitazione della conservazione.

Tipologia di dato personale	Descrizione e contesto di raccolta	Tempo di conservazione stabilito	Criterio di cancellazione / Anonimizzazione
Dati tecnici di connessione	Indirizzo IP (mascherato), session ID univoco, tipologia di browser, sistema operativo e timestamp.	Massimo 30 (trenta) giorni dalla chiusura della sessione.	Eliminazione automatica dai log di sistema del server ospitante.
Testo libero inserito spontaneamente	Domande e frasi digitate liberamente dall'utente nel campo di interazione della chat.	Limitato alla durata della sessione attiva; in caso di archiviazione per analisi delle performance, il testo viene privato di qualsiasi elemento identificativo.	Sovrascrittura o anonimizzazione irreversibile mediante tecniche di mascheramento semantico.
Dati anagrafici e di contatto volontari	Nome, cognome o indirizzo email inseriti spontaneamente dall'utente per richiedere riscontri complessi.	30 (trenta) giorni dall'evasione della richiesta o dalla chiusura del ticket di assistenza.	Eliminazione definitiva dai database temporanei dell'applicativo.

Si rammenta agli utenti che è rigorosamente vietato inserire nel Chatbot categorie particolari di dati di cui agli articoli 9 e 10 del GDPR (informazioni relative allo stato di salute, orientamento politico o religioso, opinioni sindacali, dati biometrici, dati relativi a condanne penali o reati). Qualora tali dati vengano spontaneamente inseriti, il sistema provvederà alla loro immediata e automatica rimozione senza che essi vengano registrati o memorizzati nelle banche dati dell'Ente.

Ai fini della tutela dei minori d'età, coerentemente con i provvedimenti correttivi adottati dall'Autorità Garante per la protezione dei dati personali su analoghi sistemi conversazionali, l'utilizzo del Chatbot è riservato ai soggetti che abbiano compiuto almeno 14 anni. L'Ente non raccoglie né tratta intenzionalmente dati di minori di anni 14 senza il consenso degli esercenti la responsabilità genitoriale.

Diritti degli interessati e canali di contatto

Il Regolamento (UE) 2016/679 garantisce a tutti i soggetti interessati una serie di diritti fondamentali relativi al controllo sui propri dati personali. In combinato disposto con le disposizioni dell'AI Act e della Legge Nazionale n. 132/2025, si riconoscono all'utente specifiche garanzie connesse all'interazione con sistemi basati su intelligenza artificiale:

Diritto garantito all'interessato	Descrizione e modalità applicativa nel contesto del Chatbot	Riferimento normativo specifico
Diritto di accesso e copia	Possibilità di verificare se il Titolare tratti dati riferibili all'utente e ottenerne una trascrizione strutturata.	Art. 15 del GDPR.
Diritto alla cancellazione (oblio)	Richiesta di rimozione immediata e definitiva di tutte le conversazioni o log associati al proprio indirizzo IP o session ID.	Art. 17 del GDPR.
Diritto all'intervento umano	Facoltà di escludere l'interazione con l'algoritmo per richiedere che la gestione della richiesta venga affidata a un funzionario dell'Ente.	Art. 14, comma 3 della Legge n. 132/2025; Art. 22 del GDPR.
Diritto alla spiegazione algoritmica	Diritto di ricevere indicazioni chiare sulla logica di funzionamento del sistema e sul system prompt applicato per formulare le risposte.	Art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689; Art. 14 della Legge n. 132/2025.
Diritto di limitazione ed opposizione	Possibilità di bloccare temporaneamente il trattamento o opporsi all'analisi aggregata delle proprie query per motivi legittimi.	Artt. 18 e 21 del GDPR.

L’esercizio di tali diritti può essere formulato mediante invio di apposita istanza scritta, priva di particolari formalità, da inoltrare direttamente all’Amministrazione Comunale, in qualità di Titolare, ovvero al Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD) ai contatti istituzionali che vengono riportati nella sezione dedicata alla privacy sul sito web dell’Ente.

L'Ente si impegna a fornire un riscontro esaustivo all'interessato entro il termine di 30 giorni dal ricevimento dell'istanza. Qualora gli utenti ritengano che il trattamento dei dati personali sia avvenuto in violazione delle vigenti disposizioni di legge, hanno il diritto di proporre un reclamo formale al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'art. 77 del GDPR.

Garanzie specifiche per i dipendenti e gli amministratori dell'Ente

Al fine di garantire il pieno rispetto dei principi di correttezza e liceità nel contesto del rapporto di lavoro pubblico, si stabiliscono garanzie inderogabili a tutela del personale dipendente e degli amministratori dell'Ente Locale che interagiscono con il sistema di IA. Tali tutele discendono dall'articolo 11 della Legge n. 132/2025, integrato con lo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) e con la disciplina sulle informazioni dovute ai lavoratori in materia di sistemi decisionali automatizzati (D.Lgs. 152/1997).

In primo luogo, si garantisce che il Chatbot non effettua alcun monitoraggio continuo delle attività del lavoratore, né traccia la produttività o l'efficienza delle risposte dei dipendenti o degli amministratori comunali. È categoricamente esclusa qualsiasi forma di sorveglianza occulta o di profilazione algoritmica volta ad alimentare valutazioni di tipo professionale o disciplinare.

In secondo luogo, ai sensi dell'articolo 1-bis del D.Lgs. 152/1997, introdotto dalla normativa nazionale sull'IA, l'Ente si impegna a fornire a tutti i lavoratori un'informativa circa l'introduzione di qualunque modifica significativa al funzionamento del sistema di IA o ai processi amministrativi in cui lo stesso risulta integrato. Ciò mira ad assicurare un elevato livello di consapevolezza tecnologica (AI literacy) e a prevenire l'opacità dei sistemi di calcolo.

Infine, l'operatore pubblico ha il diritto di richiedere un riesame o un controllo umano su qualunque suggerimento o output generato dall'algoritmo che possa incidere sulle proprie mansioni lavorative, contestando valutazioni o azioni proposte dal sistema informatico che reputi ingiuste, errate o discriminatorie.

Presidi di sicurezza e misure di mitigazione del rischio

In linea con l'approccio basato sul rischio previsto sia dal GDPR sia dall'AI Act, il Chatbot è stato inserito nel registro dei sistemi di IA dell'Ente e sottoposto a una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell'articolo 35 del GDPR, nonché a una valutazione d'impatto sui diritti fondamentali (FRIA), quest’ultima a carico del fornitore del servizio (i cui contatti e riferimenti sono disponibili sul chatbot). Tali analisi hanno permesso di classificare lo strumento come sistema a "rischio limitato" ai sensi dell'articolo 50 dell'AI Act, attivando i conseguenti obblighi di etichettatura e trasparenza tecnologica.

Al fine di escludere derive manipolative o discriminazioni, il fornitore del servizio garantisce le seguenti misure tecniche e organizzative stabili:

Prevenzione di bias e pregiudizi algoritmici: Il sistema non esegue profilazione degli utenti in base a caratteristiche protette quali origine etnica, sesso, età, credo religioso o disabilità.
Sicurezza cibernetica e tracciabilità dei log: Le transazioni digitali e le interrogazioni avvengono sotto la vigilanza tecnica dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) e dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN), mediante l'uso di canali crittografati e protocolli di sicurezza aggiornati.
Accessibilità totale: Il sistema è progettato in conformità con i requisiti di accessibilità stabiliti per le persone con disabilità, garantendo la parità di fruizione delle risorse pubbliche in linea con la Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità.

Canali di contatto del Titolare e del Responsabile della Protezione dei Dati

Per l'esercizio dei diritti sopra descritti o per ottenere chiarimenti tecnici in merito al funzionamento dell'algoritmo, l'interessato può utilizzare i canali di comunicazione ufficiali indicati dall'Ente:

Titolare del Trattamento dei Dati: Email: comune.tarquinia@comune.tarquinia.vt.it; PEC: pec@pec.comune.tarquinia.vt.it;
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Email: avv.piferi@virgilio.it; Pec: avv.piferi@legalmail.it.
Responsabile della Transizione Digitale: Email: mmenegaldo@comune.tarquinia.vt.it;
Riferimenti del Fornitore del Servizio: e-mail: info@opencitylabs.it; web: www.opencitylabs.it.

Disposizioni conclusive

La presente informativa è costantemente aggiornata per riflettere le evoluzioni dei sistemi di intelligenza artificiale dell'Ente e gli orientamenti interpretativi formulati dall'Autorità Garante per la protezione dei dati personali e dal Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB), e viene pubblicata nella sezione specifica del sito istituzionale dedicata alla privacy.